In dit artikel wil ik het hebben over het fenomeen vergaderen en waarom dat eigenlijk soms helemaal niet nodig is. Los van het feit dat vergaderen vaak ronduit k*t is (want te vaak in te kleine of grote ruimte, te warm of te koud of veel te veel mensen die er überhaupt niet bij hoeven te zijn) is het vaak niet eens duidelijk waarom de vergadering nodig is.
Mensen hebben zich niet voorbereid, beslissingen worden niet genomen en het duurt allemaal onnodig lang. Gevolg: mensen zijn ongeïnteresseerd, ze letten niet op, de gedachtes dwalen af en ze zien de vergadering als verspilde tijd. Dit zorgt voor onnodige stress. Kortom, de vergadering schiet zijn doel voorbij.
De effectiviteit daalt aanzienlijk en de aanwezigen zijn vaak mentaal afgehaakt. Het onderwerp is vaak niet eens zo heel erg interessant en mensen ervaren vergaderingen vaak als “moetje”.
Met je kont naar buiten
Hoe zou je nou de boodschap en het waarom van deze vergadering effectiever over de bühne kunnen krijgen? Nou, ga buiten wandelend vergaderen. Dat klinkt wellicht maf, maar je hebt op een goedkope en makkelijke manier tegelijkertijd veel voordelen te pakken!
Voordeel 1:
Even los van je bureau heeft een positieve uitwerking op het gemoed van je medewerkers. Even los van het beeldscherm! Tevens hebben ze op die manier een kort werkonderbreking en ervaren de vergadering vaan als een welkome pauze. Mensen krijgen buiten vaak nieuwe inzichten en dit komt de vergadering weer ten goede.
Voordeel 2:
Buiten zijn en een frisse neus halen geeft energie. De buitenlucht en het daglicht is goed voor een beter humeur of vrolijkere stemming. Don’t worry: je medewerkers gaan zich echt niet meteen als clowns gedragen!
Voordeel 3:
Een wandelvergadering dien je kort en effectief te houden. Je wint hierdoor tijd en behaalt een optimaal rendement. Het is wel van belang om je te realiseren dat je met max 6 mensen kunt gaan wandelen en niet teveel onderwerpen moet aanhalen. Max. 2 adviseer ik doorgaans aan werkgevers die deze manier van vergaderen willen proberen.
Burn-out preventie: hoe implementeer je dat?
Wandelend vergaderen helpt preventief tegen een burn-out. Om het precaire onderwerp burn-out bespreekbaar te maken, staan hieronder nog 7 voorbeelden van goed leidinggeven. Dit om burn-out preventie goed door je teamleiders of managers toe te kunnen toepassen.
1) Maak burn-out bespreekbaar.
2) Vergroot de veiligheid om hierover te praten.
3) Stimuleer samenwerkingen.
4) Alles staat en valt met een goede communicatie.
5) Geef duurzaam-ambitieus leiding.
6) Stimuleer beweging.
7) Gebruik de sterke punten van een medewerker.
8) Geef je werknemer eens een compliment.
Mocht je nou meer willen weten over burn-out preventie of deze andere manier van vergaderen, neem dan contact met me op. Wij geven graag een korte introductie aan de teamleiders of managers die deze manier van vergaderen willen implementeren. Wij hebben uiteraard nog veel meer tips.
Mijn naam is Mascha Mooy, CEO en oprichter van Bye Bye Burnout. Met Bye Bye Burnout helpen wij door heel Nederland – met inmiddels al steeds meer mensen – werkgevers die werknemers hebben met stressklachten of die simpelweg stress op de werkvloer willen voorkomen. Ons aanbod is geschikt van preventie tot herstel oplossing waarmee wij een significantie kostenbesparing van meer dan 100K per werknemer met een burn-out realiseren! Met ons 100 dagen traject behalen wij bizar goede resultaten en bij onze preventieworkshops is iedereen altijd – naast het serieuze gedeelte – aan het lachen. Want ook al is burn-out een zorgwekkend probleem, met een beetje humor in het leven is het een stuk aangenamer!