Elke organisatie heeft wel afdelingen waar werknemers klagen over hoge werkdruk en werkstress. Het MT en HRM die dat wil helpen oplossen, moet eerst antwoord krijgen op een aantal vragen. Tips voor het analyseren en aanpakken van werkdruk – en voor het verhogen van veerkracht.
Volgens TNO en CBS heeft één op de zeven werknemers last van burn-out klachten. Dat leidt tot problemen als zich leeg of moe voelen of zelfs tot emotionele uitputting.
Voor het MT en HRM is het bij het signaleren van werkdruk en werkstress op de werkvloer van belang inzicht te krijgen in de problematiek. Over hoeveel medewerkers praten we? Zijn we ‘lekker druk’ of is er werkelijk een probleem?
Onderzoek de bron van de werkdruk
HRM moet de bron van de werkdruk analyseren. Eisen leidinggevenden te veel van hun medewerkers? Krijgen medewerkers voldoende steun? Is de organisatie van het werk wel efficiënt ingericht? Weten medewerkers wat hun taken en opdrachten zijn? Eisen de klanten erg veel?
Of nemen de werknemers zelf te veel hooi op hun vork, zijn ze te perfectionistisch en moeten ze assertiever zijn? Krijgen zij voldoende scholing wat betreft kennis en vaardigheden?
Werkdruk en werkstress zijn een samenspel van factoren die per organisatie en afdeling verschillen. Een aanpak ervan vraagt om maatwerk op basis van antwoorden op dit soort vragen. Welke aanpakken zijn vervolgens mogelijk?
Zorg voor een beleidsmatige aanpak
Allereerst is de beleidsmatige aanpak van belang. Volgens de Arbowet moet elke organisatie bij ingrijpende wijzigingen van werkmethoden, werkomstandigheden of technieken, dus ook bij reorganisaties en verhuizingen, een Risico-inventarisatie en -Evaluatie houden (RI&E).
Na het meten van de (nieuwe) risico’s stelt de organisatie een plan van aanpak op om fricties op te lossen. De werkdruk meten hoort hier ook bij. Veel branches, zoals de sectoren gemeenten en GGZ, hebben voor het in de hand houden van werkdruk een speciale Arbo-catalogus ontwikkeld, waarin ook goede praktijkvoorbeelden en tips voor de RI&E zijn opgenomen.
Instemmingsrecht voor RI&E en plan van aanpak
Werkdruk valt onder psychosociale arbeidsbelasting ofwel PSA. Werkgevers zijn verplicht om een preventief beleid te voeren, of op zijn minst om de PSA te beperken.
Ook kan HRM de bedrijfsarts polsen over diens visie en (globale) ervaringen.
Bestaande tips en tools
Vinden de organisatie en de medewerkers het lastig om grip op de werkdruk te krijgen? De laatste jaren zijn tools en tips ontwikkeld die gratis beschikbaar zijn op het internet. Om inzicht te krijgen in het probleem, kan de organisatie vragenlijsten om werkdruk te meten, downloaden. Daarnaast staan er op Bye Bye Burnout nog een legio aantal preventietips en wat te doen bij werkstress. Onze kennisbank staat er vol me.
Te veel stress, of juist te weinig?
Organisatorische problemen zijn er om op organisatieniveau op te lossen. Daarnaast is er ook de persoonlijke manier van omgaan met werkdruk.
Een bepaalde mate van stress hoort bij het leven, want juist het willen bereiken van zaken die je belangrijk vindt, gaan vaak gepaard met stress. Mensen die te weinig stress (en dus verveling) ervaren, op den duur ook gezondheidsklachten ervaren. Dit geldt ook voor te veel stress.
Een ‘normale mate’ van stress, hoe vervelend soms ook op dat moment, hoeft geen echt probleem te zijn. In plaats van te denken dat stress altijd slecht voor je is, kun je ook een bepaalde mate van stress als een energie zien die je geconcentreerd laat werken en verder helpt.
Stress verlagende techniek
Een bepaalde mate van stress hoeft niet slecht te zijn. Word je bewust van de stress wanneer je die ervaart. Laat je er echter niet door overspoelen. Wat kan helpen, is terug te denken aan eerdere stressvolle situaties waar je goed uit bent gekomen. Ga het in ieder geval niet ontkennen of vluchten in allerhande compenserende zaken.
Zoek naar een voor jou belangrijke waarde die achter de stressvolle activiteit ligt. Je zet zo de stress in een bredere context. Je kunt een druk project aangaan omdat het voor jou persoonlijk belangrijk is dat je daarmee anderen helpt, of het zien als groeikans voor jezelf, een innovatiekans voor de organisatie, enzovoort.
Zie het stressvolle gevoel als een energie die je verder brengt om die doelen te bereiken. Stress is over het algemeen onaangenaam, maar het geeft ook een focus en een urgentie om zaken aan te pakken.
Dit soort veerkracht-verhogende technieken haalt de scherpe kantjes van de werkstress af. Wanneer organisatie én medewerkers gezamenlijk werkdruk en werkstress in samenhang aanpakken en voorkomen, dan scheelt dit aan tijd die je organisatie anders nodig zou hebben om steeds verbeteringstrajecten in te zetten. En dat verlaagt ook weer de stress.
Uiteraard helpen wij je graag met het creëren van een gezonde werkomgeving. Wij behoren niet voor niets tot de top van de markt. Mocht je nou interesse hebben in een verzuimoplossing die zich direct terugverdient, neem dan contact met me op.